Convocation à l'AGE de l'association - 02/07/2016

Chers membres,


Le bureau d'administration de la Tour des Esprits a l’honneur de vous inviter à participer à l’Assemblée Générale Extraordinaire de l'association qui se tiendra le samedi 2 juillet 2016 à 19h30 au 71 rue Mazelle, sur l’ordre du jour suivant :


• Présentation du règlement intérieur et vote ;
• Présentation des nouveaux statuts et vote ;
• Réélection du bureau de l'association.


Les membres souhaitant se présenter comme candidats à un poste peuvent présenter leur programme sur le forum, mais ce n'est pas obligatoire.  Les candidatures de chacun seront prises par mail à l'adresse latourdesesprits@gmail.com et/ou également au format papier, à confier à un membre du bureau durant les prochains jours d'ouverture de l'association. Les candidatures seront clôturées 24 heures avant l'Assemblée Générale Extraordinaire. Chaque membre doit être à jour de cotisation avant le jour de cette assemblée pour pouvoir faire valoir son droit de vote.

Chaque membre physiquement présent ne peut détenir qu’une procuration, dont le modèle sera fourni par l’association.


Certains de l’intérêt que vous porterez à ces changements dans la vie de l'association, nous vous prions d'agréer nos sincères salutations.

Réélection du bureau :
Liste des postes à pourvoir suite à un changement favorable des statuts. Les postes ne sont pas cumulables entre eux.

Les postes de la direction

• Le président
  

Le président est chargé d'animer le conseil d’administration.
Il présente un rapport moral à chaque conseil d’administration.
Il réunit au moins deux fois par an le conseil d’administration et chaque fois qu'il est nécessaire. Le président représente l’association en justice, dans tous les cas de la vie civile ou devant tout organisme constitué.
[...]

• Le vice président
  

Le vice président est chargé de remplacer le président si il est défaillant. Il est également chargé  de la coordination des membres de la direction et de la communication externe.

• Le secrétaire
  

Le secrétaire est chargé de la diffusion des diverses convocations, de la rédaction des procès-verbaux, de la correspondance et de la tenue des registres des délibérations.
Il a en charge la tenue et la mise à jour des archives.
Le secrétaire transmet les informations importantes et urgentes aux membres. [...]

• Le trésorier
  

Le trésorier, sous le contrôle du président, est chargé de la tenue à jour des comptes, du contrôle de la gestion des activités, de la réalisation du bilan financier annuel. Il peut être aidé par tout comptable, bénévole, si cela s'avère nécessaire. Il effectue les paiements et perçoit toutes les recettes sous la surveillance du président. [...]

Les postes de responsables de sections

Les responsables de section peuvent êtres conviés par le président mais n’ont qu’une voie consultative.

• Responsable section Jeux de Rôles
  

• Responsable section Jeux de Figurines
  

• Responsable section Trollball
  

Les suppléants

Le suppléant n’est là qu’en cas de défaillance du titulaire. Quand un titulaire est absent son suppléant obtient toutes ses prérogatives.

• Suppléant secrétaire
  

• Suppléant trésorier
  

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Petite note personnel:
Les élections n'ont lieux QUE si les nouveaux statuts sont validés par le vote lors de l'AGE. Par conséquent, il aurait été préférable que les gens souhaitant se présenter à un poste puisse le faire le jour même si, avec les nouveaux statuts, un poste les auraient intéressés.
Ou au moins faire part en mp du nouveau statut concernant le poste souhaité par un candidat pour qu'il sache lui même pour quoi il veut être élu.
Je sais que le fond ne change pas énormément, mais qui dit nouveau statut dit automatiquement modification partiel des fonctions.

Article 12 : Accès à la direction
Est éligible tous membre de l’association à jour de cotisation.

ça veut dire qu'il n'y à nul besoin d'un an d'ancienneté non? on m'a dit le contraire ce week-end; peut on me dire ou demandons nous de l'ancienneté?
Merci

Benichou c’est pour cela que j'ai mis la liste des postes des nouveaux statuts avec un petit récapitulatif des tâches des postes de la direction ici. C'est sur conseil de Seb que nous avons préférer clore les candidatures 24h avant l'AGE.


Seb, dans les nouveaux statuts il est spécifié :

Article 13 : Accès à la direction
Est éligible tous membre de l’association à jour de cotisation et ayant plus d’un an de cotisation.

Donc si ils sont acceptés, il faudra forcément l'appliquer.

Après une personne ayant déjà cotisé pendant des années, et ayant eu un flottement de plusieurs mois peut-elle quand même se présenter si elle est à jour au moment de l'élection ? Je ne sais pas ce que la loi dit là dessus... Il faudrait poser question à Téva pour être sûr.

Je me suis renseigné; la loi ne dit rien, ça doit être spécifié dans les statuts; du genre

"Article 13 : Accès à la direction
Est éligible tous membre de l’association à jour de cotisation et ayant plus d’un an de cotisation sans interruption de plus d'un mois."

Modèle pour les procurations :


POURVOIR
Je soussigné.............(nom, prénom) demeurant...........(adresse), donne pouvoir à M............(nom, prénom) demeurant...........(adresse), pour me représenter à l’assemblée générale de l’association qui se tiendra le ..........(date) à...........(heure) à............ (lieu), en prenant par aux délibérations et aux votes prévus à l’ordre du jour.
Signature

J'annonce officiellement ma candidature au poste de ... ... ... Responsable figurine; vous avez eu peur hein?

Bonjour
Je suis plus que surpris par la tournure que prend cette AGE.
Il me semble impensable de procéder à un vote quelconque si les documents de référence ne sont pas disponibles auprès des membres de l'association au moins 15j à l'avance pour leur permettre de voir s'ils sont d'accord et les éventuels amendements qu'ils souchèteraient proposer. Donc voter un RI et des statuts (pas dans ce sens d'ailleurs) sans les connaitre à l'avance me paraît très très cavalier et inadmissible )
Idem pour les candidatures: je demande à ce qu'elles connues au fil de l'eau sur le forum et qu'une profession de foi soit établie par chaque candidat! On vote pour quelqu'un et un programme !
Concernant les [...] présents à la fin de la description des roles du président et trésorier : qu'est ce que cela veut dire ???
Dans ces conditions il me paraît impossible de procéder à ces élections : sauf à considérer qu'il y a des arrangements et de la magouille dans le système.
Cordialement

Les [...] je les ai mis parce que ça ne concernait pas directement la fonction du poste, ça n’est pas une magouille... Je pense que c’est déjà bien de savoir ce que chaque poste de la direction possède comme tâche non ?  Après en ce qui concerne les statuts, comme dans toutes les associations, leur lecture se fait en AGE ainsi que le vote. On a rien inventé. Seul les premiers statuts constituants sont discutés, les autres sont lus et votés.

Les membres voulant se présenter à des postes peuvent présenter leur programme sur le forum comme écrit dans la convocation, et pourrons également s'exprimer devant tout le monde sur leurs motivations avant le vote.


Je trouve ça un peu déplacé de se réveiller quelques jours seulement avant la réunion en tout les cas, et d'insinuer certaines choses.

Finalement Alberto a soulevé un point important: ce serait bien de lister les candidat; sinon les procurations ne peuvent être clean (on ne vote pas si on ne connait pas ceux qui se présentent). A voir avec le prez si ça peut se faire

Je m'excuse si tu as pris cela à titre personnel.
Une lecture en seance oui mais avoir les documents avant est à mon sens un minimum surtout lorsqu'on autorise des procurations. Idem pour les noms des candidats et leur profession de foi et poste souhaités.
Je pense qu'un peu de transparence et un minimum d'information ne nuisent pas à la démocratie.
Donc mes excuses mais je pense que les questions posées restent valables
Mais on écoutera religieusement la lecture samedi soir.
Bonne soirée

Seb je mettrais la liste des candidats en ligne avant les votes évidemment, c’est vrais que j'ai oublié d'en parler explicitement sur le forum.    Là pour le moment, nous n'avons pas encore toutes les candidatures si j'ai bien compris... Donc soit on met le nom des candidats au compte goutte et on édite quand il y en a de nouveaux qui se présentent, soit on met tout dès que les candidatures sont closes, c'est à dire 24h avant la réunion. Je vous tiens au courant, on va en discuter avec le bureau et on fera au mieux.

Pas de souci Alberto, je peux comprendre que tu te poses des questions sur tout ça. Je vous tiens au courant.


EDIT : Après discussion, ce sera 24h avant, quand nous auront tout les noms des candidats, pour ne désavantager personne.