par Compte rendu de réunion de l'association La Tour des Esprits du 12/08/2016
Le 12 août 2016 à 20h30 s'est tenue la réunion mensuelle du bureau de la Tour des Esprits.
Membres du bureau présents :
Jaufré L.
Brice M.
Lauriane GF.
Benjamin T.
Sarah Z.
Sébastien S.
Téva L.
Ordre du Jour
Trésorerie
Bilan semestriel : Le montant se trouvant sur le compte bancaire de l'association est de 1630 euros. La caisse compte 392,50 euros de liquide. Le bilan semestriel est positif. Il y a actuellement 35 membres à jour, et des cotisations ont été renouvelées. Deux nouvelles cotisations sont à prévoir dans les deux prochains mois.
Certaines demandes de budget seront faites durant la réunion, avec un vote des membres du conseil d'administration.
Section Jeux de rôles
- Listing mis à jour des MJ et des jeux proposés + Trouver des pistes pour meubler le planning :
Il faudra faire un listing des jeux de rôles actifs, et le mettre à jour régulièrement, car on ne sait plus lesquels sont actifs, en pause, arrêtés définitivement ou ayant besoin de joueurs. Il faudrait également connaitre la liste de nos Maitres de Jeu actifs ou qui peuvent proposer des jdr. Il faudra également lister nos jeux de rôles.
Actuellement, voici la liste de nos Maitres de Jeu actifs et connus :
- Téva L. maitrise à Shadowrun ( 1 à 2 places sont disponibles ), Deathwatch (2 places de disponibles) et deux tables de Starwars (nouvelles places selon si certains joueurs quittent les tables).
- Jaufré L. maitrise deux tables d'Anima (pleines), et relance en septembre pavillon noir (il reste une place disponible).
- Raphaël G. maitrise à Marvel (table normalement pleine).
- Vincent B. reviendra avec deux tables de Bloodlust mais nous ne savons pas exactement quand.
Nous avons au total dix tables de Jeux de Rôles qui peuvent être mises en place les week-ends.
Il faudra impérativement faire des rappels pour les Maitres de Jeu qui n’ont pas maitrisé depuis longtemps. Si un Maitre de Jeu ne place plus de maitrises, il y aura un premier rappel, puis, si cela ne suffit pas, la maitrise sera supprimée des maitrises en cours dans le listing.
Section Jeux de figurines
- Bilan Antarès et prévision à court terme :
L’initiation du jeu Antarès s'est déroulée à quatre joueurs pour l’instant mais elle va s’ouvrir pour présenter le jeu à d’autres membres en septembre. Un membre souhaitant monter une armée peut acquérir une boite de base pour environs 80 €, selon l’armée choisie. Les forces sont assez équilibrées, et le jeu se joue au D10.
- Reprogrammation Warhammer 40k et Battle :
Une campagne de Warhammer 40k sur territoire est prévue en septembre. La date du début est encore à définir. Un essai du jeu King of War se fera vers octobre, le jeu utilise les figurines de Battle.
Un nouveau jeu de figurines, nommé Atlantis, créé par Sébastien S. et un de ses amis sera prochainement jouable dans l'association. Les règles seront simples, et l'on pourra utiliser des figurines déjà disponibles.
- Demandes de devis :
Sebastien S. a déposé deux devis.
• Devis décors futuristes : 110£ Wargame Tournament – 6 bâtiments modernes et 32 ruines.
• Devis décors médiévaux : 93£ - Arbres et maisons.
La demande de budget s'élève à 260€ TTC de budget en tout, frais de port inclus. Après délibération et vote, le budget est accordé à la section à l’unanimité.
Brice M. a déposé un devis.
• Jeu Ninja All-Stars : 100€ environ (selon les frais de port). Le jeu nu coûte 80€. C'est un jeu de plateau avec des figurines, qui se joue avec minimum deux joueurs, et maximum quatre joueurs.
Après délibération et vote, le budget est accordé à l’unanimité. Le jeu étant en Anglais, il faudra faire la traduction du livre de règles et l’imprimer. Brice M. a déjà commencé la traduction.
Trollball
Prévision à moyen terme : Qu'advient-il des entrainements ?
Pour relancer l'activité Trollball de l'association, nous allons mettre en place une rencontre/entrainement mensuel, de 14h à 18h certains dimanches.
Proposition d’acheter 6 épées d’entrainement pour la tour (66€ par lame). Les membres qui emprunteront les épées s’engagent à la rendre en bon état ou à payer si dégât important et modalité à voir selon la personne. Si on va à un évènement, les organisateurs devront signer une décharge pour assurer notre matériel et la casse qui pourrait advenir de notre matériel.
397,50€ : Après vote, budget accepté à l’unanimité.
Problèmes du mois
Olivier ne prêtera plus ses décors à l'association, et ne les rangera donc plus dans nos locaux. Il y a désormais deux armoires de libres, les nouveaux décors seront rangés dans l’une d’elles. Il y aura un carnet de stock qui sera mis en place pour éviter tout problème de dégradation ou de perte.
La proposition du mois
Faut-il fermer le forum et passer uniquement via réseau social ?
Le bureau est en majorité d’accord pour fermer le forum, car il ne marche malheureusement pas malgré les diverses tentatives pour le faire vivre. Benjamin T. émet une réserve.
Il est proposé de ne pas fermer le forum tout de suite, de créer une page blog plus adaptée pour suivre les activités de la Tour, puis de fermer le forum en laissant une page d’accueil de redirection.
L'état d'urgence du mois : La gestion des évènements
Communication interne : Quand des membres ne gardent pas interne une communication devant le rester, un message privé de la Tour des Esprits leur sera adressé. Il faudra faire un rappel sur la page de la tour qu’il faut s’adresser à la page par message privé ou par mail si nous avons d'autres problèmes de communication interne.
Gestion de la communication externe : Pourquoi ne passe-t-elle pas par la page officielle ou la boite mail ? L'adresse de la boite mail a été mise sur la page de couverture de la page de réseau social de l'association. Il a également été demandé aux responsables en charge de la communication de passer par la messagerie de l'association ou en message privé par notre page de réseau social.
Le reste du mois
- Animation Scy-Chazelles : Lire en fête.
La bibliothèque nous sollicite pour faire des ateliers de Jeux de rôles sur les supers héros pour un public adolescent. De 14h à 17h : Création de super héros, création de fiche de personnages et leur avatar, puis de petites missions pour leurs personnages. Il y aura de la publicité pour notre association. Scy-maginer et la Tour des Esprits seront partenaires. La nourriture et les boissons sont offerts pour les animateurs.
Lucile GR., Téva L., Benjamin T. et Pierre T. seront sur place. Raphael G. pourra donner des conseils pour le système du jeu qui pourra se calquer sur le jeu de rôle Marvel. Nous aurons sur place des feuilles format raisin pour faire un plateau de jeu. Le local mis à disposition pour cet évènement est la nouvelle salle des fêtes de Scy-Chazelles.
- Festival "Les Elfics" 8-9 octobre :
Le festival est organisé par des étudiants de Supélec Metz. Les locaux sont au technopôle : Le hall (au rez-de-chaussée) et un espace vitré séparé et situé au milieu du hall seront mis à disposition de l'évènement. Nous pourrons avoir plusieurs tables selon les jeux que nous proposerons. Les organisateurs n’offrent pas le repas aux bénévoles, mais mettent à disposition de l'eau et des cookies. Il nous faudrait des Maitres de Jeu pour du médiéval fantastique.
- Invitation Geek en Grogne : Le festival a été annulé.
- Demande de subvention Rétrogaming :
Il a été demandé de subventionner l'achat de lots pour les vainqueurs du tournois de l'évènement rétrogaming de la Tour des Esprits. Comme c’est de l’évènementiel et que ce n’est pas une des activités principales de la tour, que tout le matériel appartient à Airy O. et qu'il gère seul l’évènement, le bureau est défavorable à accorder une subvention. De plus, aucun devis pour les lots n'as été communiqué.
En l’état actuel, le bureau n’ayant aucun élément, la décision est défavorable à l’unanimité. Cela sera traité le mois prochain si nous avons plus d’informations.
Il y a eu un sondage dernièrement pour que les participants au tournoi donnent une PAF pour subvenir à l'achat de lots. L’idée ayant été votée au plus grand nombre, il faudrait y réfléchir avec le responsable de l'activité Rétrogaming.
- Annonce du report de l'évènement Intertroll 3 et explications :
Le projet a été trop complexe à réaliser en 6 mois, que ce soit au niveau des graphisme, des vidéos, etc…
L’évènement Intertroll 3 a donc été reporté et les associations conviées à l’évènement ont été mises au courant. Le travail n’est pas perdu, il servira pour faire le futur Intertroll qui se déroulera l’an prochain.
- Numéro de SIRET : Il sera créé prochainement, il ne manquait qu’une date pour finaliser les papiers.
- Prêt de jeux de société :
Il a été convenu avec un ami de l’association un prêt de plusieurs jeux de société pour notre association : 10 par mois, en priorité du Monstergame. Un contrat sera mis en place entre lui et l’association, ainsi qu’une fiche de prêt (avec état des jeux, des tampons, les entrées et sorties, etc). C’est un prêt à titre gracieux, notre ami demande simplement une adhésion dans notre association à titre gratuit.
La mise en place de ces ateliers jeux de société se feront le vendredi à la Tour. Des membres désignés et volontaires seront chargés de leur acheminement jusqu'à nos locaux.
- Dégustation d’Hypocras :
Il a été proposé de faire une dégustation d'Hypocras dans nos locaux. Ce point sera débattu dans la réunion de septembre car nous n’avons pas encore assez d’informations. De plus il y a certaines autorisations à prévoir et 45 places au maximum dans le bâtiment. Ce sera certainement un évènement fermé pour une unique soirée. Le problème d’ébriété se pose également.
Prévisions du mois
- Nous essaierons d'avoir 80% des week-ends actifs (ouverture et évènements).
- Retour du Trollball avec la MEUTE le dimanche 25 septembre et participation aux tournoi jeu en boucle le 3 septembre pour certains de nos membres. Nous essaierons de participer à d'autres prochains tournois.
- Le planning deviendra plus lisible et il faudra mettre à plat les communications externes pour les évènements et éviter ainsi les problèmes : tout se fera sur la page facebook de la Tour des Esprits.
- Esprit gaming 4 : Nous allons tenter d'avoir une affluence d'environ 35 personnes ou plus.
- Mise en place des vendredi soir Monstergame.
- Un sondage pour les préférences d'acquisition de jeux de société pour l'association sera mis en place prochainement sur la page facebook de la Tour des Esprits. Les votants seront des membres mais aussi des non membres.
L'ordre du jour ayant été entièrement abordé, la séance se clôt à 23h45.
Fait à Metz, le 24 août 2016.
Le président, Jaufré L.
La secrétaire, Lauriane GF.