Compte rendu de réunion ouverte du 01/05/2015

Le 01 mai 2015 à Metz  au 71 rue Mazelle, une réunion s’est tenue sous la présidence de M. Sébastien STEMLER, président de la Tour des Esprits. La réunion s'est ouverte à 19h10. Cette réunion était ouverte aux autres membres de l'association voulant y assister.

Membres du bureau présents :

-Sébastien S.
-Téva L.
-Brice M.
-Lauriane G.
-Lucile  GR.
-Jaufré L.
- Olivier S.
-Benoit C.

Membres de la Tour des Esprits présents :

- Airy O.
- Alberto DOS S.
- Benjamin H.
- Serge R.
- Vincent B.
-Sarah Z.

Ordre du jour :

• Gestion de l'animation à la Porte des Allemands
• Clôture du règlement intérieur
• Débat et décision pour l'intégration d'un nouveau poste au Bureau
• Débats et décision pour le bien être et la convivialité à la Tour
• Points supplémentaires / Questions



1) Gestion de l’animation à la Porte des Allemands

L'animation aura lieu le dimanche 31 mai de 9h à 20h. Rien n’est actuellement prêt.
La publicité de cet évènement devra être créée avant la fin de la semaine prochaine. Nous avons deux salles de 100 m² à notre disposition. La première pièce sera utilisée pour un jeu de rôle multi-tables où l'on pourra disposer jusqu’à 5 tables et la deuxième pièce sera utilisée pour des jeux de rôles séparés, une table d'initiation Mordheim ainsi qu'une table pour présenter notre association avec une extension de jeux de plateau et de société.

Le jeu de rôle multi-table sera basé sur un univers médiéval avec enquête : basé sur le système "Sombre 0" (Epeek). Maîtres de jeu intéressés pour la multi-table : Jaufré L., Lucile GR., Téva L., Vincent B., Benjamin H., Sébastien S..
Maitres de jeu intéressés pour les jeux de rôles séparés : Benjamin H., Airy O., Sébastien T..
Personnes intéressées pour tenir la table d’initiation Mordheim : Olivier SONRIER et Serge R. .
Personnes intéressées pour tenir la table de présentation, jeux de plateau et jeux de société : Lauriane G.. D'autres membres seront également sollicités pour êtres bénévoles.

L'évènement se passera sur la journée. Les horaires de maitrise du jeu de rôle multi-table seront de 10 h à 14 h, et de 15 h à 19 h. Pour les jeux de rôles séparés, il s'agira de "one shot" de 4 h où il faudra prévoir des personnages pré-tirés.

Le nom de la convention sera décidé lors d'un sondage en ligne sur notre forum. Si aucun nom n'est trouvé, la convention s'appellera "La Tour des Esprits".



2) Clôture du règlement intérieur

Le règlement a été lu à éligible voix par le vice-président. Le seul point qui n’est pas encore clôturé est la partie des sanctions, car elles n'ont pas encore été décidées. Les sanctions seront prises par le bureau et seront variables selon la gravité de la faute.
Il faudra ajouter les horaires de la Tour des Esprits, ainsi que spécifier le mois offert pour les personnes intéressées par l’association qui ne savent pas encore si elles seront adhérentes, qui permettra de faire tester et connaitre nos différentes activités.



3) Débat et décision pour l'intégration d'un nouveau poste au bureau

Benjamin H. a proposé la création d'un nouveau poste : le poste de conseiller. Il serait membre du bureau et aurait une vocation polyvalente. Il serait là pour améliorer le fonctionnement et l'efficacité des sections, et aurait un rôle de médiateur pour régler les litiges et problèmes internes.  
Cela ne supplanterait pas les  décisions des responsables de leurs sections.  L’idée a été débattue avant le vote. Il a été dit que l’idée était bonne sur le fond mais difficile à mettre en place pour le rôle de médiateur, ainsi que le président voir le bureau pouvait déjà tenir ce rôle.
Votes des membres du bureau : Deux pour, deux s’abstiennent, quatre contre.
Le projet de poste n'est pas retenu.



4) Débats et décision pour le bien-être et la convivialité à la Tour

Des conflits ont été constatés ces derniers jours entre certains membres. Il a été proposé de créer des règles de savoir-vivre pour éviter au maximum les problèmes entre membres. Les insultes seront interdites, il faudra parler de ses problèmes avec la personne concernée et non avec d'autres membres au plus tôt pour régler le litige, ne pas parler publiquement en mal des membres absents, ne pas parler publiquement des évènements néfastes antidatés et clôturés, ne pas régler ses problèmes privés dans l’association. D'autres points spécifiques seront rajoutés pendant la création de ces règles.
Il faudra également faire plus attention aux désistements des parties de jeu de rôles, il faudra prévenir à l’avance les joueurs pour éviter de les faire déplacer alors qu'une session a été annulée.



5) Points supplémentaires / Questions

Aucun point Supplémentaire n'a été soulevé pendant cette réunion.



L'ordre du jour ayant été entièrement abordé, la réunion se clôture à 22h50.