par Rassemblement des membres du 22/05/2016
Ce dimanche 23 mai 2016 s’est tenu un rassemblement non-officiel des membres de la Tour des Esprits, qui a débuté à 15h15.
Démissions :
Les propos tenus par certains membres sur facebook ont été blessants pour les membres du bureau. Des décisions ont donc été prises par certains, car la situation s'est trop dégradée pour eux. Jaufré L. renonce à recotiser à l'association, de ce fait n'étant plus à jour de cotisation, il n'est plus responsable de l'activité Trollball. Lucile GR. à remis une lettre déclarant ne pas vouloir non-plus recotiser à l'association, elle est donc, de fait, démissionnaire du poste de secrétaire.
Enfin, Téva L. est démissionnaire de sa qualité de membre de l'association en vertu de l'article 8 des statuts de l'association. De ce fait, il démissionne de ses postes de vice-président et de responsable de l'activité jeux de rôles.
Suite à cela, une Assemblée Générale Extraordinaire devra se tenir le mardi 21 juin 2016 au plus tôt (Date à définir, il y aura une convocation), pour réélire un nouveau bureau. Cette assemblée sera présidée par un des membres de la direction restants. Ayant un préavis d'un mois, Téva L. assurera la gestion des affaires courantes jusqu'à cette dite assemblée.
Les maitrises de Jaufré L., Lucile GR. et Téva L. qui se tenaient à la tour des esprits sont annulées.
----- Problèmes soulevés durant le rassemblement -----
Condensé des propos tenus lors du rassemblement.
Commérages :
Il a été soulevé qu'une règle avait été mise en place oralement, pour dire qu’on ne parlait pas dans le dos des absents. Il paraitrait que les personnes parlent trop dans le dos des autres et que cela démotive les autres joueurs.
Il n’y a pas vraiment de solutions car on ne peut pas obliger quelqu'un à parler dans le dos des autres, mais si les propos vont trop loin (rumeurs, manque de respect) il faudrait instaurer des sanctions. Les non-dits restent un problème plus sérieux que les commérages.
Communication :
La communication est l'un des points noirs de l'association. Le forum n'a pas été tenu à jour suite à des soucis personnel du vice-président. Il a été proposé de créer un poste de comunity manager pour palier à une partie du problème.
Implication / Motivation :
Il y a eu des soucis de planning récemment, ainsi que des MJ qui se sont déplacés pour rien car des membres n’ont pas prévenu qu’ils ne venaient pas. Il y a un réel problème de motivation de la part de certains joueurs, des MJ, des trollballeurs et des figurinistes.
Il y a un manque d’implication des membres qui se fait sentir. Au fur et à mesure il y a une baisse de motivation et de présence. Avant, une dynamique se créait grâce à l’ouverture constante de la tour. Nous avons perdu des membres, des campagnes sont bâclées et des scénarios sont vite expédiés, peut-être par perte de passion.
Il faut donner envie aux MJ à faire de nouvelles activités, et donner envie de se motiver, encourager les initiatives personnelles.
L’association est gangrénée par les soucis personnels, les griefs etc. L’association de base a été créée par une bande d'amis, ce qui, tenant compte de l'accroissement de l'association, a créé des problèmes personnels et des ragots.
Les passages à vide existent forcément dans toutes les associations, peut-être pas que par manque d'implication mais aussi par manque de temps car chacun a son propre emploi du temps.
Avant, pour les maitrises de jeu de rôle, quand on avait seulement 3 joueurs à la table on les récompensait d'être là, maintenant on annule ce qui est problématique. Il faudrait fonctionner de l'ancienne façon.
L’association, très diversifiée, devrai peut-être se recentrer sur une ou deux activités principales pour les renforcer. Il faut avoir un noyau dur et non des activités variées qui ne marchent pas bien. Néanmoins on peut se diversifier s’il y a des gens compétents et motivés qui s’en occupent. Si les sections ne marchent pas malgré les efforts, il faut penser à s’en défausser.
----- Idées retenues -----
Commérages :
- Une charte de bonne conduite va être mise en place. Elle sera faite par les membres, pour les membres, et signées par les membres comme engagement. Une place y sera consacrée sur le forum pour sa création, pour que les membres puissent apporter leurs idées.
- Une boite à idée sera mise en place et ouverte tous les mois à la réunion mensuelle du conseil d'administration, qui veillera à examiner les propositions.
Motivation/implication :
- La création d’un jeu de rôle associatif et contributif va être mise en place. Chacun pourra y créer quelque chose, comme un personnage, une ville... Et donner ses idées. Un sujet sera créé sur le forum. Raphaël G. créera le sujet et encadrera la création. Cette création permettra d'avoir un but commun entre tous les membres de l'association.
- Accueil et intégration des nouveaux : Les membres seront accueillis par un membre qui leur présentera les locaux et les autres membres. Il faudra communiquer un peu plus sur les nouveaux, et leur souhaiter la bienvenue (sur la page facebook de l'association par exemple). Il faudrait instaurer des scénarios de jeux de rôles courts, c'est à dire des "One-shots", pour qu'ils puissent rapidement tester nos activités. Il faudrait également trouver des jeux de figurines faciles et intuitifs pour des initiations.
Planification :
- Le planning mensuel sera gardé sur le forum et mis plus en avant.
- Les MJ doivent annoncer la date de leurs maitrises au minimum une semaine à l’avance. Le responsable jeux de rôles peut contacter les MJ quand il y a des trous dans les plannings pour proposer des créneaux.
- Le dimanche ne sera plus le jour de la figurine, il pourra y avoir d'autres activités à proposer.
- Il y aura possibilité aux membres de placer des ateliers créatifs sur le planning (Peinture de décors et de figurines par exemple) pour palier à certains créneaux vides.
Ouverture des portes :
- Les clefs ne pourront rester qu’entre les mains du président, il est le seul responsable de celles-ci. L'association Arc-en-Ciel ne souhaite pas qu’elles soient entre les mains de quelqu’un d’autre, et interdit formellement la création d'un double des clefs.
Facebook/forum :
- Les membres ne doivent pas hésiter à créer des posts sur le forum, à mettre des petits résumés d’évènements et mettre des photos.
- La taille des photos pouvant être postées sur le forum sera changée, et le forum réorganisé pour être plus facile d'utilisation. Un nouveau visuel sera mis en place pour qu'il soit plus attractif.
- Il a été convenu que le forum et facebook sont complémentaires. Facebook sera utilisée pour les choses plus directes et les évènements, et le forum comme une vitrine, pour le long terme et les archives.
Communication :
- Le secrétaire aura des responsabilités de comunity manager.
- Les responsables de section devront dynamiser leurs section, contacter les joueurs, faire passer les informations, proposer des activités et des créneaux. Le responsable JDR aura la liste des MJ pour les solliciter si besoin. Il devra s’occuper des tables inactives (soit les supprimer avec l’accord du MJ, soit les relancer si c’est possible).
Trollball :
- Il faudra faire des entrainements plus occasionnels. Un entrainement un dimanche, une fois par mois, avec un piquenique commun. Cette idée vise essentiellement à relancer l'activité et remotiver les joueurs. Ce créneau pourra changer suivant la motivation des joueurs pour en faire en semaine. L'entrainement sera ouvert aux membres d'autres associations de Trollball voulant participer.
Les tables de JDR :
- Il faudrait plus de régularité au niveau des maitrises.
- Les joueurs devront être avertis qu'au delà de leur participation à deux maitrises différentes, ils doivent savoir gérer leur temps de présence à la Tour pour assister à ces dites maitrises. Ce sont eux qui sont responsables de leurs propres limites et ils doivent pouvoir les reconnaitre afin de ne pas entraver la mise en place des tables auxquelles ils sont conviés.
- Si une table ne plait plus aux joueurs, il faut qu’ils osent le dire. Cela libère une place pour une autre personne et aide à faire progresser la maitrise. Les MJ doivent aussi voir d'eux-mêmes avec leurs joueurs qui ont des absences répétées si le jeu continue de leur plaire ou si ils ont encore le temps de venir et ainsi prendre les mesures adaptées.
