par Compte rendu de réunion de l'association La Tour des Esprits du 01/10/2015
Le 1er octobre 2015 à 19h a eu lieu la réunion mensuelle du bureau de la Tour des Esprits.
Membres du bureau présents :
Sébastien STEMLER
Téva LARAN
Benoit COMENSOLI
Lucile GRATIER DE SAINT-LOUIS
Jaufré LAFAGE
Ordre du jour
Remise à jour de la trésorerie
Il va falloir présenter les différentes factures ainsi que les relevés de comptes et de caisses afin de pouvoir faire un point exact sur l’état actuel de la trésorerie. Pour cela il va être urgent de faire une mise à jour des inscriptions, un inventaire des consommations et de vérifier la recette lors de rentrée d’argent. Il faudra également mettre en place un système permettant la gestion des demandes de subventions.
Une solution serait également de séparer la comptabilité concernant la figurine et celle du trollball. L’argent du jeu de rôle serait placé dans la caisse générale.
L’objectif est de pouvoir faire le point tout les premiers weekends du mois.
Le perfectionnement du planning mensuel
Pour aider Olivier SONRIER dans la gestion du planning de figurine, il serait possible de mettre en place un planning mensuel comme il y a pour le jeu de rôle.
La proposition de mettre les deux plannings ensemble a été soulevée. Cela comporte des points forts comme un attrait possible pour les jeux de figurine de la part des membres non initiés. Cependant le nombre important de commentaires facebook que peut entrainer les publications risque d’en décourager plus d’un. C’est pourquoi les deux plannings seront séparés.
Il faudra mettre en place un évènement pour tout le mois qui ne contiendra que des sondages concernant les dates disponible. Il sera également nécessaire de bien modérer les publications pour éviter l’abondance de commentaires inutiles.
Il a également été décidé de supprimer le dimanche sur le planning jeu de rôle pour laisser ce jour en priorité à la figurine. De plus, il a été décidé que les jours de campagne le jeu de rôle serait interdit. Cependant si les autres dimanche il reste de la place, il sera possible de mettre en place des tables de jeu de rôle.
Nous ferons un bilan du planning figurine lors de la réunion de janvier.
Création d’une communication interne et externe dynamique
Le forum ne fonctionne pas, faut-il essayer de le ranimer ou laisser tomber ce mode de fonctionnement ? Faut-il créer un compte twitter ou instagrame à l’association ? Pour le moment aucune décision définitive n’est prise.
Il a été remarqué un mauvais accueil des nouveaux ainsi que l’existence de trop de groupes et évènements sur facebook.
Quelques idées concernant une réactivation du forum ont été proposées comme la description des jeux de rôle maitrisés.
Sébastien STEMLER a proposé le lancement d’un projet qui est la création d’une gazette de la Tour des Esprits qui sera un journal papier sur les évènements passés et à venir concernant l’association. Il contiendra également tout ce qui concerne la vie de l’association. Cela favorisera la communication aussi bien interne qu’externe en étant plus attractive qu’un simple flyers ou article sur internet. La première gazette paraitra en janvier et comportera les évènements marquant des différentes sections. Elle sera constituée de 8 pages.
L’idée de faire des T-shirt pour les membres a également été proposée. L’idée de faire un repas pour tous les membres afin de mieux se connaitre également. Il a été noté le besoin de relancer des cartes de visites et de faire un sondage pour l’utilité du forum.
L'ordre du jour ayant été entièrement abordé, la séance se clos à 20h.
Fait à Metz, le 15 décembre à Metz
Le président, STEMLER Sébastien