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28/10/15: Bilan INTERTROLL 2

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Tavernier
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28/10/15: Bilan INTERTROLL 2

Message par Tavernier le Mar 15 Déc - 16:56

Compte rendu de réunion de l'association La Tour des Esprits du 28/10/2015 : Compte rendu d'Intertroll II

Le 28 octobre 2015 a eut lieu une réunion dans le but de faire le compte rendu de l’évènement Intertroll II. La réunion a débuté à 20h40.

Présents
Sébastien STEMLER
Téva LARAN
Lucile GRATIER DE SAINT LOUIS
Laurianne GOBBI-FEISTHAUER
Brice MEYER
Jaufré LAFAGE

Bilan général
Le bilan moral de l’évènement est très positif du point de vu extérieur mais est un peu plus mitigé du regard des organisateurs. Il faut en effet corriger un peu le menu puisque le mode de cuisson des nouilles est long et pose donc problème.
On a cependant observé une hausse dans les inscriptions puisque cette année nous avons accueilli 10 équipes pour un total de 71 participants, soit 20 personnes de plus que l’année dernière. Le total de PAF récolté est donc de 578€.
Un regret qui peut être exprimé est l’absence de public au vu de peu de communication externe effectuée. Il faudra donc travailler sur ce point pour l’année prochaine. Il faudra également essayer de moins excentrer les boutiques. De plus, le rythme était souvent très soutenu pour les équipes, il faudrait trouver une solution comme une augmentation du nombre de poule. Il faudra également avoir une réflexion sur un moyen de présenter les hauts faits en avance aux différentes équipes.

Les bons et mauvais points
• Les bons points :
On peut noter un bon arbitrage, des bénévoles volants très utiles et impliqués, une bonne gestion de la part des membres présents.
Le fait d’avoir autant d’équipes inscrites est un excellent point, nous essaierons de garder le même nombre lors de la prochaine édition.
Le retour de la part des capitaines est positif pour la majorité (8/10)

• Les points négatifs :
Nous n’avons pas prévenu assez tôt le Républicain Lorrain et nous n’avons donc pas eut d’article couvrant l’évènement.
Nous avons également noté que certains membres n’avaient pas eut l’impression d’être invité à être bénévoles. Il faudrait donc penser pour la prochaine édition à faire plus d’appel aux volontaires pour sensibiliser plus de personnes.

La PAF à 8€ est beaucoup trop basse et ne nous permet pas de creuser totalement les frais. Nous avons en effet près de 200€ de déficit, même si ce trou peut être comblé par la vente des produits récupérés à l’association, cela entraine des problèmes de trésorerie. Il faudra donc monter la PAF à 10€ pour la prochaine édition.
On a pu noter également des soucis dans les courses sur la quantité de produit acheté, il faudra trouver une solution pour mieux gérer les quantités et ne prendre que ce qui est nécessaire.
Concernant le menu, le nombre de bouilloire était insuffisant mais plus de branchement électrique aurait pu faire sauter les plombs. De plus, certains participants ont dit avoir trop mangé ou que les nouille au bœuf étaient trop épicées. Il sera alors nécessaire de changer le menu et de ne proposer que des plats froids pour la prochaine édition.
Il sera également nécessaire de fabriquer des flèches afin de mieux indiquer le lieu du tournoi et avoir une meilleure visibilité.
Il a été signalé qu’au moment de l’installation de nombreux bénévoles ne savaient pas quoi faire, il serait donc important de prévoir une meilleure répartition des volontaires pour optimiser le temps.
Les Haut-Faits doivent être réalisés au minimum un mois à l'avance et communiqués aux arbitres, car il y a eu des soucis à ce niveau : Haut-faits non-imprimés et arbitres non-informés. Il va également falloir améliorer la communication interne et externe.
Floriane SENAMI a proposé un rétro-planning avec des échéances et des objectifs pour palier au problème de temps que nous avons rencontré aux deux premières éditions d'Intertroll. Une réunion du bureau s'organisera le jeudi 12 novembre et parlera en partie du planning de l’Intertroll 3 avec éventuellement la répartition des tâches.
L’affiche et la mise en page des Haut-faits sont confiées à Brice MEYER et Lauriane GOBBI-FEISTHAUER.

Parole aux bénévoles
Une équipe s’est plainte de l’arbitrage fait par Airy OLIVESI qui n’a pas énormément d’expérience dans ce domaine, ce qui sera corrigé pour le troisième Intertroll. L’arbitrage est inflexible et les contestations doivent être sanctionnées. Les arbitres ont fait un bon travail global. Il a également était demandé de prévoir une tenue spéciale pour les arbitres ou un élément permettant de les différencier facilement sur le terrain.
Il n’y avait pas assez de bouilloires pour la cuisine, ce qui a été compliqué pour s’organiser.

Lucile GRATIER DE SAINT LOUIS était seule à la table de marque, et aurait apprécié avoir de l’aide d’un bénévole une fois que Téva LARAN soit partit accompagner une joueuse blessée. L’investissement dans un mégaphone est souhaité pour faciliter les communications de la table de marque.
Il faudra également bien apprendre les règles de l’arène des duels et les écrire (même si un débriefing a été fait le matin) et les imprimer.
Il faudra acheter (ou aller en chercher à la Croix-Rouge) des couvertures de survie.

Les photos prises seront proposées à Trollball.fr
Et il sera important de bien insister pour avoir l’attention de tous les participants lors du rappel des règles avant le tournoi.
La trésorerie

L’année prochaine, la PAF va être augmentée à 10 € au lieu de 8 €. Il faudra que la caisse soit mise à l’entrée pour que les personnes règlent immédiatement leur participation. Un tampon pourra être apposé aux personnes qui ont payé pour les différencier. Il faudra refaire un devis pour la salle des fêtes d'Adaincourt. Une importante réunion sur le budget devra être organisée l’année prochaine.

Foire aux Questions
Un démarchage plus important sera mis en place pour agrandir le marché, les logos des sponsors seront mis sur les affiches, et le stand des occasions sera également présent à la troisième édition.


L'ordre du jour ayant été entièrement abordé, la séance se clos à 22h00.



Fait à Metz, le 24 novembre 2015
Le président, STEMLER Sébastien

    La date/heure actuelle est Dim 24 Sep - 23:51