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Compte rendu de réunion du 25/04/2015 : Intertroll 2

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Akia
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Compte rendu de réunion du 25/04/2015 : Intertroll 2

Message par Akia le Mar 2 Juin - 11:23

Réunion de la Tour des Esprits du 25/04/2015 : Intertroll 2

Le 25 avril 2015 à Metz  au 71 rue Mazelle, une réunion s’est tenue sous la présidence de Jaufré LAFAGE, responsable de la section Trollball, pour parler de la seconde édition de l'évènement Intertroll. La réunion s'est ouverte à 20h30.

Membres du bureau présents :

- Sébastien S.
- Téva L.
- Brice M.
- Lauriane G.
- Lucile  GR.
- Jaufré L.
- Olivier S.
- Benoit C.

Floriane P. était présente en tant que personne extérieure, pour aider à l’organisation et la communication externe de l’évènement Intertroll.

Ordre du jour :

• Menu, restauration
• Budget et stocks
• Règles spéciales et modifications des règles
• Communication extérieure



1) Menu, restauration

Le menu de l’année dernière a été réalisé dans l’urgence, néanmoins le menu n’était pas adapté à l’évènement. Le budget du nouveau menu ne doit pas excéder 8€ par personne.

Un barbecue est exclu, car il faudrait prendre en compte trop de paramètres (temps, bénévoles, budget de la viande).

Les nouilles instantanées et les sandwichs ont été proposés pour avoir un menu avec du froid et du chaud. Il y aura trois types de sandwich (jambon beurre, thon mayo, fromage salade) et trois types de nouilles (bœuf, poulet, légumes). Les sandwichs seront faits avec des baguettes (achetés par 10 dans une grande surface) et les nouilles seront achetées dans le magasin Ly Kim Thanh.

Les sandwichs et nouilles seront précommandés par les équipes, pour ne pas avoir de pertes et pouvoir les préparer à l’avance.

L’année dernière, il a été reproché le manque de boissons non gazeuses. Les boissons gazeuses ne sont pas pratiques pour s’hydrater en pratiquant le trollball pour cause de ballonnements, il faudra donc prévoir plus de boissons non gazeuses.

Il faudra également penser à refaire des desserts (Cookies, gâteaux…) ainsi que des petits sachets de bonbons qui avaient très bien marché l’année dernière.



2) Budget et stocks

L’année dernière il y a eu beaucoup de surplus de nourriture, cette année les plats seront précommandés par les inscrits. Cela se fera par mail.

Budget de cette année sur une participation de 10 équipes minimum, 14 maximum, avec 7 joueurs par équipe : entre 600€ et 700€.

Proposition d’hébergement dans la salle des fêtes d'Adaincourt (175€ pour réserver la nuit). Il faudra prévoir de faire un repas pour l’After (buffet dinatoire) et un petit déjeuner (croissant, pain au chocolat, café, jus d’orange, pain, confiture).

Il est prévu actuellement 5 partenaires commerçants (l’emplacement leur est offert), qui pourront nous aider pour les lots.

Idée : Une ceinture ou une coupe qui pourrait être remise en jeu tout les ans.Ecorce de cuir pourrait nous vendre une lanière de cuir pour faire une ceinture, mais personne ne travaille le cuir actuellement à la Tour des Esprits. Il faut organiser les lots selon nos partenaires, et les contacter très rapidement.

Il faudra prévoir l’achat de trousses de secours.



3) Règles spéciales et modifications des règles

Les règles de l’année dernière ont été appréciées mais les terrains ont été jugés trop longs. Le terrain ne changera pas mais le temps des matchs sera diminué. Demi-temps de 8 minutes (16 minutes par matchs au total) et pause de deux minutes. Deux Arbitres par terrains. Trois à quatre terrains à mettre en place.

Des fiches d’équipes seront mises en places grâce à l’inscription en ligne et imprimées pour pouvoir appeler les joueurs par leurs noms et connaitre le capitaine d’équipe.

Le rebond ne compte pas. Les armes d’artilleries ne sont pas récupérables par les autres équipes : chacun joue avec son propre matériel. Les règles ne changeront sur aucun point par rapport à l’année dernière.

Les haut-faits resteront présents et seront étoffés (20 environs, certains seront gardés et d’autres remplacés).

Il a été rapporté que le tournoi a été un peu trop compétitif l'année dernière, et pour palier à ça des cartes de « triches » pourraient être mises en place (triche régulée), pour une mi-temps sur tout le tournoi (un seul joueur par équipe pourra tricher, et ses coéquipiers devront jouer avec des armes simples). Triches à définir. Exemple : Passer un bâton à deux mètres (maximum). Il faudra les imprimer sur des cartes et l’arbitre déclarera la triche avant le début de la mi-temps. Une triche ne pourra pas être utilisée plus de deux ou trois fois (à définir) contre une même équipe. Ne pas utiliser ses triches de tout le tournoi donnera un haut-fait.

Les hauts-faits seront désormais gérés par les arbitres. Une réunion entre arbitres sera mise en place avec un tableau récapitulatif des hauts-faits.

Il n’y aura pas de changement d’équipes possibles. Une inscription d’un membre dans une équipe lie ce membre dans cette équipe pendant toute la durée du tournoi.

Planning : 9h00 : contrôle des armes, accueil et café du matin ; 10h : début du tournoi ; Deux pause midi : 11h30 et 12h30, reprise à 14h00. Fin à évaluer.



4) Communication extérieure

Une vidéo a été réalisée et a eu un certain impact (les 500 visionnages ont été dépassés). Une deuxième vidéo sera également tournée avec le même réalisateur. Une chorégraphie a été imaginée par le responsable de la section.

Des affiches et des flyers seront réalisés pour les distribuer (boutiques, bars…). Des propositions pourront être faites par les membres et amis de la Tour des Esprits, pour lancer le projet d’affiche. La pub servira pour le terrain d’initiation : cela ramènera de nouveaux joueurs et permettra aux spectateurs de s’essayer au Trollball. L’arène de duel sera également remise en place.

Il faudra contacter la presse : France 3 Lorraine, Mirabelle TV, le Républicain Lorrain… Il faudra recontacter la Mairie de Scy-Chazelles pour le journal de la ville et le menu déroulant.

Il faudra également penser à faire des pancartes fléchées visibles (fluo) en amont du terrain.

Floriane P. se chargera d’annoncer sur tous les forums des associations l’évènement Intertroll ainsi que les invitations des équipes.

Les inscriptions seront ouvertes avant la date butoir du 14 juillet. Floriane P. se chargera de l’annoncer. Les inscriptions seront clôturées une semaine avant le début du tournoi (le 3 octobre). Les règlements de l’inscription se feront par chèque et espèces. Une méthode de virement sera mise en place grâce au RIB de l’association.


L'ordre du jour ayant été entièrement abordé, la séance se clôt à 22h35.


Dernière édition par Akia le Lun 7 Déc - 13:31, édité 1 fois
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Ashragore
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Re: Compte rendu de réunion du 25/04/2015 : Intertroll 2

Message par Ashragore le Lun 8 Juin - 17:48

Hey hey, espérons que ça aura autant, voir plus, de succès que l'année passée.

On avait pas d'ailleurs déjà baissé le temps de chaque mi-temps l'année dernière ?
Sinon pour hébergé les joueurs y'a pas plus prêt qu'Adaincourt ? Je sais qu'on aime bien cette salle mais...

Sébastien (Stemler) pourra vous en parler, mais à l'époque, nous bénéficions de très bons tarifs à l'hotel "Le Repos" de Mondelange (je crois que c'était 15 € la nuit petit déj compris), il me semble que c'était la maison de la culture qui avait négocié ce tarif, mais pourquoi pas tâter le terrain

http://www.pagesjaunes.fr/pros/04398036

J'y ai eu recours lors de la convention celtique que j'avais organisé à l'archéosite de Mondelange, personne ne s'en était plaint, ça permet à nos invités un confort supérieur à la salle, c'est moins loin, après faut voir s'il nous fait le même tarif, faut de la force de vente, car pour la convention à la tour des esprits le tenancier n'avait pas fait le même tarif.

Après j me souviens plus pourquoi il ne nous faisait plus le même tarif, si c'est la maison de la culture qui payait le reste ou quoi mais voilà, si c'est plus rentable (et ça sa dépend du nombre de personnes à héberger), voilà, pourquoi pas explorer cette voie.
Après pour 15 € je pense qu'ils peuvent payer pour avoir le confort, si important lors d'un évènement de trollball.

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