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21/08/15: Préparation de l'INTERTROLL 2

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Tavernier
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21/08/15: Préparation de l'INTERTROLL 2

Message par Tavernier le Mar 15 Déc - 16:50

Compte-rendu de réunion de l'association La Tour des Esprits du 21/08/2015 : Préparation d'Intertroll II

Le 21 août 2015 à 21h30 a eu lieu la réunion du bureau de la Tour des Esprits pour organiser l'évènement Intertroll II.

Membres du bureau présents :
Sébastien STEMLER
Téva LARAN
Benoit COMENSOLI
Lauriane GOBBI-FEISTHAUER
Lucile GRATIER DE SAINT LOUIS
Olivier SONRIER
Brice MEYER
Jaufré LAFAGE
Floriane SENAMI

Présentation des règles
Les règles de trollball des clubs de l'Est ont finalement été unifiées et l’Intertroll 2 sera le premier tournoi à en bénéficier. Les règles seront potentiellement envoyées à d’autres clubs de l’ouest. En entrainement, les règles resteront assez souples. Le texte définitif imprimé devrait être édicté d’ici une semaine. Les trois points en suspend sont l’arme du soigneur (taille), l’arme d’artillerie (nombre de coups), et la main qui tient la balle (touche sur la main).

Carnet de Stock
La salle des fêtes d’Adaincourt a déjà été réservée et la facture sera éditée au nom de la Tour des Esprits. Le premier repas de samedi midi sera composé de nouilles "Yum yum" et de sandwichs. Au moment de l’inscription sur trollball.fr, il sera demandé qui veut manger quoi. Le 21 septembre, les inscriptions seront ouvertes. Date butoir le dimanche 4 octobre 2015. Il nous faut beaucoup de pain (deux sandwichs par pain) ce qui fait environs 40 baguettes à prévoir. Il sera nécessaire de se renseigner pour faire des devis. Nous proposerons 3 types de sandwichs: Jambon-beurre, fromage et thon-mayonnaise. Les parfums proposés pour les nouilles seront poulet, bœuf ou légumes. Des membres ramèneront leur bouilloire, il faudra les faire confirmer. Le repas du samedi soir sera composé d'un buffet froid (salades diverses, charcuterie, chips, etc. Dimanche matin au petit-déjeuner, une machine à café sera disponible et on pourra faire du thé. Il faudra racheter du pain, des confitures, du beurre… On pourra prévoir du lait et du jus d’orange, mais c’est plus coûteux. Sur la totalité de l'évènement, il faudra prévoir plus de boissons non-gazeuses.



Nombre d'équipes invitées
10 équipes sont souhaitées. Confirmés : Enfants terribles, BloodMoon, les Rock'n'Trollball (deux équipes), le pacte des glands (deux équipes) et la Lame Noire. Le nombre de terrains à prévoir dépendra du nombre d’équipes inscrites.

Quantification du nombre de bénévoles et rôles à couvrir
Les autres associations pourront prêter du matériel comme l’année précédente. Nous avons besoin de membres motivés car il y aura beaucoup de nourriture à préparer, la salle à organiser, la caisse à tenir, quelqu’un pour tenir les vestiaires et pour préparer l’après-tournoi. Toute la Tour est conviée à venir aider la section Trollball. Il nous faut au minimum deux arbitres par terrain, et trois au maximum. Nombre de personnes souhaitées pour les postes : Trois pour la Caisse, l'accueil et la sandwicherie (Benoit, Sébastien S., Olivier), quatre arbitres pour deux terrains et six s'il y a trois terrains (Floriane, Jaufré, Laurent, Airy et Silvère), deux à la table de marque (Téva et Lucile), une à deux pour l’arène de Duel (Brice, Raphaël). L'équipe s'occupant de la salle des fêtes comptera quatre personnes et deux voitures pour le transport (Jaufré, Olivier et deux autres personnes à voir selon disponibilités). Une personne sera présente pour les photographies (Lauriane). Il y aura également un bénévole pouvant aider à toutes les tâches (Sébastien T.).

Partenariats
L'artisan "Ecorce de cuir" sera présent ainsi que l’échoppe d’Eowin. Il faudrait trouver un peu plus d’exposants. Ils ne paieront pas l’emplacement mais devront donner un lot pour les prix du tournoi. Cathsith pourra peut-être venir, de même que le stand de Calligraphie de Laea. Thomas sera chargé de trouver d’autres exposants potentiellement partenaires. Les stands d’alcools sont autorisés mais il est interdit de consommer de l’alcool sur le terrain de la mairie. Un stand de dépôt-vente peut être envisagé mais il faudra tenir un registre et des bons à payer et compté un ou deux bénévoles pour s’en occuper. Les stands seront placés dans l’allée proche du terrain. Un stand de saucisson peut-être envisagé, Jaufré ayant contacté un vendeur artisanal habitué aux petits marchés.

Lots
Les lots seront fournis en priorité par les partenaires. Il y aura trois coupes comme l’année dernière (arène de duels, haut-faits, et tournois). Il faudra prévoir rapidement des cartes de haut-faits.

Foire aux Questions

La création de l’affiche est confiée à Brice et Lauriane. La date est fixée au 10 et 11 octobre à Scy-Chazelles. Chaque membre de l'association peut proposer des haut-faits.

L'ordre du jour ayant été entièrement abordé, la séance se clos à 23h15.



Fait à Metz, le 24 novembre 2015
Le président, STEMLER Sébastien

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