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Compte rendu de réunion du 22/11/2014

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Akia
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Compte rendu de réunion du 22/11/2014

Message par Akia le Mar 26 Mai - 11:58

Compte rendu de réunion de l'association La Tour des Esprits du 22/11/2014

Le 22 Novembre de 14h30 à 18h40 a eu lieu la première réunion du bureau de la Tour des Esprits, afin de déterminer les objectifs des deux prochaines années.

Sont convoqués à cette réunion:

Sébastien STEMLER
Téva LARAN
Brice MEYER (absent pour cause professionnelle)
Benoit COMENSOLI
Lauriane GOBBI-FEISTHAUER
Lucile  GRATIER DE SAINT LOUIS
Jaufré LAFAGE
Olivier SONRIER
Ordre du jour

Chapitre 1 : La Tour des Esprits

Rangement et ordre dans les armoires


Il a été décidé concernant les armoires de :
- Ranger les armoires et les prendre en photos afin de se servir de cette photo comme modèle pour les prochains rangements et ainsi les garder en ordre ;
- Trouver une solution pour remplacer les scotchs (par exemple des cadenas) pour que les enfants du centre aéré ne puissent pas les ouvrir ;
- Repeindre les armoires et les réparer pendant l’été 2015 ;
- Enlever les affaires personnelles des membres et ne s’en servir que pour ranger les affaires de l’association.
Le délai de rangement a été fixé pour fin décembre 2014.

Respect du matériel

Il faut sensibiliser les membres afin qu’ils prennent soin des décors qui nous sont prêtés. Il faut également trouver une solution pour transporter les décors sans qu’ils s’entrechoquent, car des marques de chocs ont été remarquées. Il a été proposé de leur trouver une boite adaptée.

Nettoyage des locaux

Il faut ranger le matériel utilisé lors des activités comme les tables après le jeu de rôle ou les décors et les nappes après la figurine. Il faut également acheter des nappes cirées pour les tables de brasserie afin de ne pas les salir en mangeant. Il a été proposé d'instaurer un roulement de l'équipe de nettoyage.
Inventorier le matériel
Cela est obligatoire pour l’assurance. Cela va également servir pour savoir ce qui est perdu ou cassé, ce qu’il faut remplacer, et quel matériel appartient à tel membre. L’inventaire devra être vérifié tout les ans.

Cahier de stock

Cela permet de savoir à qui le matériel a été prêté et où il est. Pour ce faire, il faut mettre des étiquettes ou des tampons sur les objets appartenant à l’association et faire signer une fiche de prêt par la personne qui empreinte l’objet. Ces fiches permettent d’avoir une trace écrite et facilite l’inventaire. Ce cahier sera également très utile lors des conventions ou tournois pour savoir ce qui a été emmené et par qui. Les membres seront responsables de la perte de l'objet qu'ils ont empruntés, et devront le remplacer en cas de casse, perte ou vol.

Gestion des cartes consommation

Lors du jeu de rôle seul le maitre du jeu peut mettre les croix dans les cartes consommation des membres. Pendant les autres activités de la Tour des Esprits les cartes devront être cochées par le membre du bureau le plus proche. Ces mesures permettent d’éviter les triches sur les cartes.

Tarif des consommations

Le tarif des boissons passera de 0,70€ à 1€. La carte passe à 12 cases et restera au prix de 10€.
Pour les confiseries, leur tarif est à calculer en fonction des prix pratiqués en magasin. Il y a eu quelques propositions concernant  les M&Ms et les petits paquets de chips qui seraient vendu à 1€ les deux paquets.  Ces mesures seront valables à partir du 1er Janvier 2015.

Gestions des inscriptions

Téva LARAN va mettre en place un fichier pour faciliter la vérification des membres qui sont inscrits et de ceux qui devront renouveler leur inscription. Les fiches d’inscriptions doivent rester à l’association afin de pouvoir être consultées par les membres. En janvier 2015, le président, le trésorier et le trésorier adjoint feront une mise à jour des fiches d’inscription afin de vérifier qui parmi les membres ont payé ou non. Les membres seront prévenus un mois à l’avance qu’ils devront renouveler leur inscription pour être à jour.

Tarif d’inscription

Le tarif reste de 15€ pour l’inscription au jeu de rôle et à la figurine et de 20€ pour faire en plus du trollball. L'inflation du tarif d'assurance de l'ULI, pour avoir dépasser les 150 membres, n'aura aucun effet sur les tarifs d'inscriptions car celle-ci se répercutera uniquement sur le tarif des boissons

Respect du voisinage

Il faut éviter de trainer les tables sur le sol, les maitres du jeu doivent réguler le bruit autour de leur table de maitrise. Il a été proposé d'acheter des tampons pour les dessous des pieds de table et de chaises. Quand on utilise la salle du haut la nuit, il ne faut pas oublier de tirer les rideaux. Il faut demander à Arc en ciel si il est possible d’avoir l’autre bâtiment pour éviter de déranger les voisins.

Rencontres inter-associations

Afin de garder le lien avec les autres associations de la région, la Tour des Esprits organisera des petits week-ends avec une autre association pour  mettre en place une animation commune autour du jeu de rôle, des figurine ou du trollball. Ces rencontres pourront se faire une fois tous les deux mois environ, et permettront de garder de bons rapports extérieurs.

Gestions des sorties organisées

L’association à prévu de se déplacer au tournoi de trollball des Enfants Terribles en Alsace et à Ludik’abrak.

Demande de budget

L’association a un maximum de remboursement par section qui est de 33%. Une feuille officielle de demande de budget  est à remplir et la décision sera ensuite prise par le bureau. Les bénéfices d’une convention sont entièrement destinés à la section organisatrice. Suite à l’Intertroll, le responsable de la section trollball, organisatrice de l’évènement, a déposé une demande pour utiliser les bénéfices de la convention dans l’achat de deux buts et d’une balle pour la section trollball.

Publicité et communication externe

Cela est actuellement un gros point faible de l’association. Il faut refaire les cartes de visites et les flyers. L’idée de faire des photos, des films  des maitrises, des parties de figurines ou des entrainements et de faire des interviews des joueurs, des membres et des maitres du jeu ont été évoquées. L’idée d’un trombinoscope du bureau a également été proposée. Une création d'un groupe du bureau sur FaceBook va être mis en place pour faciliter la communication.

Communication interne

La communication se fait par le biais de :
- Forum de la Tour des Esprits, avec la possibilité d’y ajouter une section privée réservée aux membres ;
- Facebook qui marche très bien par le biais de groupe privé, de pages et d’évènements
Les maitrises pour le jeu de rôle doivent être annoncées au responsable de la section au moins un mois avant.

Manifestations internes

Plusieurs idées de manifestations entre les membres ont été proposé tel qu'un championnat 40k, de l’initiation à la figurine, petit concours de jeu de rôle, rencontre entre les deux équipes de trollball, soirée jeu de société, week-end d’initiation pour les nouveaux…

Manifestations publiques

L’association devait présenter trois manifestations cette année, mais une seule a été réalisée. Il faut donc une meilleure organisation et surtout ne pas laisser un membre s'occuper tout seul de l'organisation d'un projet.

Gestion d’un blog

Jaufré LAFAGE et Lauriane GOBBI-FEISTHAUER se proposent pour créer et gérer un blog afin d’y poster les photos et films des différentes activités.

Forum

Le forum de l’association a un bon fonctionnement, les sondages ont du succès. Il va prochainement devenir plus privatif avec des sections réservées aux membres inscrits. On va également y ajouter les résultats des batailles de figurines, quelques pensées des personnages en jeu de rôle, des résumés des campagnes ou encore des chronologies pour le rendre plus vivant et illustrer au mieux les activités de l’association.

Règlement intérieur

Le règlement intérieur devra être rédigé à nouveau par le président et chaque responsable de section avant la fin décembre 2014.

Chapitre 2 : Trollball

Inventaire du matériel

Le matériel est stocké chez le responsable de la section Jaufré LAFAGE. L’équipe de la Meute possède :
- Deux bannières
- Deux buts en forme de puits
- Deux balles
- Une corde
- Trois épées d’entrainement ainsi que celles de certains membres de l’équipe.
- Un bouclier
- Du silicone
Deux balles ont été perdues.
Pour avoir une salle, nous avons besoin d’organiser une réunion en mars 2015 pour en parler et commencer les demandes.
Le trollball est mis en pause de décembre 2014 à mars 2015 pour cause de météo difficile.
La question de créer une deuxième adresse à SCY-CHAZELLES au "2 rue des bons enfants 57160B  SCY-CHAZELLES ", a été évoquée.

Cahier des stocks

Il faut également faire une liste de tout ce que possède en matériel l’association et faire des fiches d’empreints pour savoir qui a le matériel et où il se situe.

Bilan de Lure

Le responsable de la section Jaufré LAFAGE, qui était le capitaine de l’équipe, souligne le fair-play des joueurs, le rapprochement entre les équipes et le rapprochement avec le club des Rock’n’Trollball. En général, l’équipe a été bien vue pendant tout le tournoi.

Bilan de Cidres&Dragons

Le responsable de la section Jaufré LAFAGE qui était le capitaine de l’équipe souligne de bonnes performances sportives même s’il n’a pas forcément su bien gérer les remplacements. Pour palier à ça, il faut travailler les remplacements pendant les entrainements et prendre moins de remplaçants pendant les tournois. Il note également que plus le tournoi avançait et plus il y avait d’énervement parmi les joueurs. La fatigue a beaucoup joué. Il faut que chaque joueur apprenne à travailler son comportement sur le terrain. Néanmoins, l’équipe a également été fortement félicitée pendant le tournoi.
Au niveau du covoiturage, les convois n’auront plus lieu et chaque voiture prendra en charge les personnes séjournant avec lui ainsi que leur matériel.
L’appartement hôtel a très bien fonctionné et sera repris pour les prochains déplacements.

Bilan Intertroll 1

L’évènement a fait une très forte impression auprès des autres clubs et a donné une crédibilité à l’équipe de la Meute et donc à la Tour des Esprits. Les hauts-faits sont redemandés pour la prochaine édition (ils seront différents). La nourriture et la trésorerie ont très bien été tenues. Cependant la cuisine a pris trop de temps aux membres la veille pendant la nuit et il y avait une trop grosse quantité de nourriture, il faudra donc en prendre note pour la prochaine fois.
Il y a eu quelques problèmes dans la gestion des bénévoles, certains n'étaient pas forcément  nécessaires et il n’y a pas eu assez d’initiative pour lancer les animations pendant la journée.
L’arbitrage a été très bon en général même si les arbitres devront parfois plus s’imposer.
La table de marque aurait dû juger uniquement les hauts-faits.
Comportement des bénévoles : Certains des bénévoles étaient trop énervés et il y a eu des esclandres déplacées.


Intertroll 2

L’organisation de l’évènement se fera beaucoup plus tôt et il y aura beaucoup plus de réunion. Il y aura environ une réunion par mois et la première aura lieu le 10 janvier 2015.
Il y a possibilité de faire deux affiches pour l'évènement, dont une qui sera créée sur la proposition de quelqu’un d’extérieur à la Tour des Esprits.
Le menu devrait être frites et barbecue. Il faudra essayer d’avoir plus de boutiques partenaires présentes. Il y a également un objectif de trois vidéos pour annoncer l’évènement. Ces vidéos seront basées sur des bandes annonces de jeux vidéo qui seront aménagées version trollball.

Publicité

On proposera des interviews des joueurs en vidéo et il y aura bientôt une unification des règles entre les différentes équipes de l’ULI.
Deux équipes à la Tour des Esprits
Cela va permettre aux deux aspects du jeu d’être mis en place : l’aspect amusant et celui plus compétitif et donc permettra de toucher plus de monde. La deuxième équipe sera créée en 2015.

Chapitre 3 : Jeu de rôle et figurine

Organisation d’une convention rôliste

Le sujet sera relancé début janvier 2015. Téva LARAN et Jaufré LAFAGE se sont proposés pour écrire le scénario. Les tables seront tenues par les nouveaux maitres du jeu à la Tour des Esprits et ils seront encadrés par d’anciens maitres du jeu. Prévu potentiellement pour 2016.

Organisation d’un tournoi de figurine

Tout ce qui est décor viendra d’une aide extérieur. Les membres de la tour ne joueront pas mais arbitreront et géreront le classement. Prévu pour début 2015.

Communication interne et externe

Il faudra attendre début 2015 pour annoncer les évènements à venir.


L'ordre du jour ayant été entièrement abordé, la séance se clos à 18h40.





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Exclamation Je rappelle que les comptes rendus sont disponibles et lisibles par les membres à la Tour des Esprits, format papier.
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Tavernier
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Re: Compte rendu de réunion du 22/11/2014

Message par Tavernier le Mar 26 Mai - 21:58

Je rappelle que les comptes rendus sont disponibles et lisibles par les membres à la Tour des Esprits, format papier. a écrit:

Exact! Cool
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Ashragore
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Re: Compte rendu de réunion du 22/11/2014

Message par Ashragore le Mer 27 Mai - 11:57

Maintenant je le sais, hâte de lire les autres, notammentvceux pour intertroll 2...

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Re: Compte rendu de réunion du 22/11/2014

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